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湖北汽车工业学院审计档案管理办法

 

第一章

第一条为规范审计档案管理工作,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《教育系统内部审计工作规定》和《湖北汽车工业学院内部审计管理办法》等有关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条本办法所称审计档案,包括审计业务档案(以下简称业务档案)和审计行政档案(以下简称行政档案)。

第三条本办法所称业务档案,是指学校审计业务工作形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第四条本办法所称行政档案,是指学校审计管理工作形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的文件材料。

第五条本办法所称审计档案管理工作,是指建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和归档的活动。

第六条审计档案管理工作在业务上接受上级主管部门和学校档案馆的指导和监督。审计处配备专职(兼职)档案管理人员负责审计档案管理工作,负责归类整理移交审计档案。

第七条审计档案工作程序:

(一)各类审计项目完结、文件印发或事项后,审计业务人员、文件或事项处理人员将业务资料移交审计处档案管理人员;

(二)档案管理人员立卷整理业务档案并编号;

(三)审计业务人员、文件或事项处理人员需要查阅审计档案的,经档案管理人员登记后查阅;校内外其他单位需要查阅审计档案的,经审计处处长批准、档案管理人员登记后查阅;

(四)档案管理人员将审计业务档案按照规定移交学校档案馆。

 

第二章业务档案

第八条业务档案按照审计项目立卷整理,按照业务种类归类编号,按照完成年度移交档案管理人员存档。

第九条各类审计项目完结后,及时按项目立卷归档。一个项目可立一个或几个卷,但不得将几个项目的材料合并立卷。跨年度的项目在项目终结时立卷。

第十条根据审计业务的类别,业务档案按照建设工程审计、经济责任审计、财务收支审计、专项审计等大类顺序排列。

第十一条业务档案的文件材料分为四个单元

(一)第一单元为结论性文件材料,如审计结果报告、审计报告、审计报告征求意见书、管理建议书、移送处理书等;

(二)第二单元为证明性文件材料,如审计工作底稿、审计工作记录、审计证据、与审计项目有关的请示、报告、批示和会议记录等;

(三)第三单元为立项性文件材料,如审计委托书、审计项目派出单、审计通知书、审计项目实施方案等;

(四)第四单元为其他备查文件材料。

第十二条审计案卷内的文件材料以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料和其他备查文件材料四个单元为序进行排列。

结论性文件材料采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。

证明性文件材料按与审计项目所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。

立项性文件材料按文件材料形成的时间顺序并结合文件材料的重要程度进行排列。

其他备查文件材料按文件材料形成的时间顺序并结合文件材料的重要程度进行排列。

第十三条审计案卷内的每份或者每组文件材料之间的排列规则:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,基础性文件在后。

 

第三章行政档案

第十四条行政档案按照文件或事项归类。文件印发或事项完结后,按照学校的规定及时归档。

第十五条应归入行政档案的文件材料

(一)上级机关颁布的审计法律、法规、制度,印发的专项或年度审计工作安排、审计简报等文件;

(二)学校审计工作的规章制度、年度计划、工作总结、专项报告、请示批复、获奖文件证书等材料;

(三)审计处的内部管理规章制度;

(四)校内外举报材料、记录以及审计查证、移交、处理情况;

(五)其他应归入行政档案的文件材料。

第十六条行政档案的排列规则

(一)上级来文的排序为:来文处理单、文件正本;

(二)审计处发文的排序为:文件正本、附件、发文稿纸、定稿;

(三)其他行政档案按照重要性原则排序。

 

第四章保管与使用

第十七条审计处按照有关规定移交审计档案,由档案馆统一保管。

第十八条审计档案的密级及其保密期限,按卷内文件的最高密级及其保密期限确定,由档案管理人员按有关规定作出标识并按照相关规定进行管理。

第十九条审计档案仅供审计处内部使用,审计人员按照规定程序办理借阅手续。校内外其他单位需要查阅审计档案的,须经审计处处长批准。

 

第五章

第二十条本办法由审计处、档案馆负责解释。

第二十一条本办法自发布之日起执行。国家法律、法规和有关政策另有规定的,从其规定。

 

 

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